Statsbygg bygger kompetanse på ibruktagelse og gevinstrealisering

– Kartleggingen av gevinster er spesielt viktig i fasene før investeringsbeslutningen. Etter overtakelse vil leietakerne jobbe med realisering av gevinster for sin virksomhet, men det er fortsatt et stort forbedringspotensial ved å fokusere på gevinster knyttet til drift- og forvaltningsfasen. Eksempler på dette kan være reduserte drifts- og vedlikeholdskostnader, redusert nedetid på tekniske anlegg, og bedre tilgang på data og eiendomsinformasjon. Et mottaksprosjekt skal bidra til at slike gevinster beskrives og følges opp over tid, sier Jarle Engebretsen, mottaksprosjektleder i Statsbygg.

Som statens byggherre leder Statsbygg flere av landets største og mest komplekse byggeprosjekter, og har til enhver tid over 100 pågående store og små prosjekter.

Han forteller at de har jobbet med systematisk ferdigstillelse i lang tid, men at mottaksprosjekter innebærer mye mer. 

– Systematisk ferdigstillelse er en gjennomføringsstrategi som er avhengig av involvering fra brukere og driftsorganisasjonen, og samtidig et viktig grensesnitt mellom byggeprosjektet og den tekniske delen av mottaksprosjektet. Men i et mottaksprosjekt jobber man i tillegg med ansvarsfordeling mellom utleier og leietaker, grunnlaget for husleiekontrakter, husleieberegninger og premissene for bruken av bygget. 

– Det kan være er alt fra utarbeidelse av serviceavtaler og driftsrutiner til korrekt oppsett av verktøy for drift og forvaltning, men også avtaler for deling av driftsansvar for byggets tekniske installasjoner og tilhørende opplæring av personell.

Statsbyggs etablering av seksjon for særskilte mottaksprosjekter har bakgrunn i megaprosjektene regjeringskvartalet (RKV) og livsvitenskapsbygget (LVB). Begge byggene skal ferdigstilles i løpet av de nærmeste årene, og skal forvaltes og driftes av Statsbygg.

– Både på RKV og LVB er det veldig mange ulike brukere som skal flytte inn, henholdsvis regjeringen med departementene, Universitetet i Oslo (UiO) og Oslo Universitetssykehus (OUS). ​ Byggeprosjektene og byggene er teknisk kompliserte, har strenge sikkerhetskrav og et utfordrende grensesnitt mellom brukerutstyr og bygningsteknisk utstyr. Kompetanseoverføringen fra byggeprosjektet til bruksfasen vurderes derfor som svært utfordrende. Det skaper et behov for egne mottaksprosjekter, sier Engebretsen.

Andrea V. S. Eljarbø, mottaksdirektør i Statsbygg, forteller at begge mottaksprosjektene ble opprettet våren 2024. 

– Mottaksprosjektene skal kartlegge og koordinere aktiviteter, avklare beslutninger og nødvendig planlegging, prosjektere og forberede overtagelse av bygget til bruk, drift og forvaltning. ​Videre skal vi identifiseres behov og grensesnitt slik at interessentene får en vellykket ibruktagelse. 

– Mottaksprosjektet skal videre skape samhandling med leietakere og brukere, samt avklare beslutninger som har betydning for at byggene blir ferdigstilt, overlevert og tatt i bruk på en god måte. Det er samtidig et mål at overtagelse og ibruktagelse skjer til riktig tid, at bygget forvaltes og driftes uten avvik og driftsstans, og at bruker og leietaker skaper mest mulig verdi for sin egen virksomhet, sier Eljarbø.

Hun forteller at mottaksprosjekter har størst effekt dersom det organiseres tidlig. 

– Det er i prosjektets tidligfase at premissene for bygget legges. Ved å sette av tid og ressurser til å beskrive hvordan bygget skal brukes før entreprisen etableres, kan man oppnå store gevinster etter at bygget tas i bruk.  Når premissene er fastlagt, blir det også enklere for driftsorganisasjonen å forberede seg på ibruktagelsen. Da vet de hva de får, og hva som skal til for vellykket overgang til forvaltnings-, drifts- og bruksfasen. Et mottaksprosjekt bør derfor bemannes av personer som skal inngå i bruken og forvaltningen av bygget. Prosjektet bør også ha en dedikert leder med prosessforståelse og helhetsoversikt over organisasjonen og forberedelsene for driften og forvaltningen av bygget.

– Nå utarbeider vi en repeterbar metodikk for mottaksprosjekter som baseres på erfaringene underveis. Med en egen seksjon for mottaksprosjekter kan vi overføre kompetansen videre, sier Eljarbø.

Statsbygg skal evaluere gjennomføringen av mottaksprosjektene og utvikle metodikken for fremtidige prosjekter. 

– Det er lenge til de pågående mottaksprosjektene avsluttes, og resultatene vil først bli synlige etter ibruktagelsen. Forhåpentligvis vil vi allerede fra start se en mer stabil driftssituasjon. Det innebærer blant annet at leietakere og brukere opplever at de får nødvendig oppfølging etter innflytting, og ikke minst at de får egne gevinster fra byggene som leveres, avslutter Eljarbø.