Arbeidsmiljøloven og personvernregelverket setter imidlertid begrensninger, og som arbeidsgiver må man ha klart for seg når det er lovlig å gjøre innsyn i kjøreboken til de ansatte. 
 
Kan arbeidsgiver uten videre kontrollere at den ansattes timeføring stemmer ut fra kjøreboken? Eller hvis kunden klager på fakturaen fordi elektrojobben ikke tok så mye tid som man forsøker å ta betalt for. Kan arbeidsgiver da sjekke den ansattes kjørebok for å kontrollere at fakturert tid stemmer med tiden som ble brukt på oppdraget? Når er det lovlig for arbeidsgiver å sjekke den ansattes kjørebok?
 
Kontrollering av den ansattes kjørebok er en form for sporing av de ansatte som regnes som et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven. Opplysningene sier også direkte eller indirekte noe om den enkelte ansatte som bruker kjøretøyet og er derfor en behandling av den ansattes personopplysninger. Bruken av kjøreboken må derfor være i samsvar med både arbeidsmiljøloven og personvernregelverket. 
 
Både arbeidsmiljøloven og personvernregelverket stiller krav til at arbeidsgiver gjør en del vurderinger før de eventuelt tar i bruk kjøreboken for å spore biler og ansatte. Dersom enten Arbeidstilsynet eller Datatilsynet gjennomfører et tilsyn vil de kreve dokumentasjon på at disse vurderingene er foretatt. 
 
Vurderinger i henhold til arbeidsmiljøloven
For å bruke kjøreboken til alle former for sporing av de ansatte må arbeidsgiver: 
       • Ha en saklig grunn for å kontrollere kjøreboken
       • Vurdere om bruken av kjøreboken vil innebære en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren
       • Drøfte bruken av kjøreboken med den tillitsvalgte i virksomheten
       • Gi informasjon til de ansatte om formålet med kontrolltiltaket, konsekvenser av tiltaket, hvordan tiltaket vil bli gjennomført og varigheten av tiltaket
 
Som arbeidsgiver bør man også vurdere om det skal settes en tidsbegrensning for tiltaket, for eksempel at man har en prøveperiode på seks måneder el. 
 
Vurderinger i henhold til personvernregelverket
Arbeidsgiver må:
       • Beskrive formål med bruken av kjøreboken og dokumentere det
       • Vurdere om bruken av kjøreboken er nødvendig
  o Arbeidsgiver skal ikke behandle de ansattes personopplysninger i større grad enn det som er nødvendig
       • Vurdere om kontroll av kjørebok er et passende tiltak for å oppnå formålet – eksempelvis følge opp kundeklager
             o Kan det for eksempel være tilstrekkelig å snakke med den ansatte på saken direkte? Da vil det ikke være nødvendig å kontrollere    kjøreboken og heller ikke lovlig etter personvernregelverket
       • Ha et behandlingsgrunnlag for kontrolleringen av kjøreboken
             o Det kan for eksempel være berettigede interesser, jf. GDPR artikkel 6 bokstav f
             o Det må gjøres en interesseavveiing: Arbeidsgiver må ha en berettiget interesse i å bruke kjøreboken, og denne interessen må veie tyngre     enn den ansattes behov for personvern. 
       • Gi informasjon til den ansatte om hvordan kjøreboken vil benyttes 
             o For eksempel i personvernerklæringen
 
For å redusere inngrepet i personvernet og belastningen for den ansatte, vil det være positivt om arbeidsgiver gjør en konkret vurdering før hvert enkelt innsyn i kjøreboken, og at den ansatte varsles i forkant av innsynet og gis anledning til å være til stede under innsynet. 
 
Når man til slutt konkluderer med at kontrolleringen av kjøreboken er lovlig etter begge regelverk, er det hensiktsmessig å beskrive hvordan kjøreboken benyttes i arbeidsavtalen med de ansatte og i personalhåndboken. 
 
Dersom Datatilsynet gjør tilsyn og det ikke er gjort tilstrekkelige vurderinger (eller ingen vurderinger i det hele tatt), kan Datatilsynet konkludere med at det foreligger brudd på personvernregelverket (GDPR). Det kan i så fall medføre et overtredelsesgebyr som kan bli opptil 4 % av årsomsetningen til elektroentreprenøren. I tillegg kan man få erstatningskrav fra den ansatte. Det vil derfor lønne seg om arbeidsgiver gjør vurderingene i forkant av bruken av kjøreboken for å unngå sanksjoner fra Datatilsynet.